Bilge Ve Belge Yönetimi Nedir Ne Iş Yapar

Bilgi ve Belge Yönetimi: Kapsamlı Bir Kılavuz

Giriş

Bilgi ve belge yönetimi (BDY), kuruluşların bilgi varlıklarını etkili bir şekilde oluşturmalarına, saklamalarına, yönetmelerine ve dağıtmalarına yardımcı olan bir disiplindir. Bilgiyi bir varlık olarak görür ve kuruluşların bu varlığı stratejik kararlar almak, verimliliği artırmak ve rekabet avantajı elde etmek için kullanmalarına olanak tanır.

Bilgi ve Belge Yönetiminin Kapsamı

BDY, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok yönlü bir alandır:

Bilgi Yönetimi: Bilgiyi tanımlama, sınıflandırma, yapılandırma ve erişilebilir hale getirme süreci.
Belge Yönetimi: Belgelerin oluşturulması, saklanması, alınması ve imhası ile ilgili süreçler.
Kayıt Yönetimi: Kuruluşun faaliyetlerinin kanıtlarını koruyan ve yöneten süreçler.
Arşiv Yönetimi: Tarihsel öneme sahip belgelerin uzun süreli korunması ve erişilebilirliği.
Dijital Varlık Yönetimi: Dijital belgeler, görüntüler, videolar ve diğer dijital varlıkların yönetimi.

Bilgi ve Belge Yönetiminin Faydaları

BDY, kuruluşlara aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok sayıda fayda sağlar:

Geliştirilmiş Karar Verme: Bilgiye kolay erişim, daha iyi bilgilendirilmiş kararlar alınmasına olanak tanır.
Artırılmış Verimlilik: Otomatikleştirilmiş süreçler ve merkezi bilgi depoları, verimliliği artırır.
Azaltılmış Maliyetler: Belgelerin ve kayıtların verimli yönetimi, depolama ve işleme maliyetlerini azaltır.
Geliştirilmiş Uyumluluk: BDY, kuruluşların düzenleyici gereksinimlere uymasını sağlar.
Rekabet Avantajı: Bilgiyi bir varlık olarak kullanmak, kuruluşlara rekabet avantajı sağlayabilir.

Bilgi ve Belge Yönetimi Süreci

BDY süreci tipik olarak aşağıdaki adımları içerir:

Bilgiyi Tanımlama ve Sınıflandırma: Bilgi türlerini tanımlamak ve bunları anlamlı kategorilere sınıflandırmak.
Bilgiyi Yapılandırma: Bilgiyi tutarlı bir şekilde yapılandırmak ve erişilebilir hale getirmek için şemalar ve meta veriler kullanmak.
Bilgiyi Saklama: Bilgiyi güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklamak için depolama sistemleri kullanmak.
Bilgiye Erişim: Bilgiye yetkili kullanıcıların ihtiyaç duydukları zaman erişebilmelerini sağlamak.
Bilgiyi Yönetme: Bilginin güncel, doğru ve güvenilir olmasını sağlamak için süreçler ve politikalar uygulamak.
Bilgiyi İmha Etme: Artık gerekli olmayan bilgileri güvenli bir şekilde imha etmek.

Bilgi ve Belge Yönetimi Teknolojileri

BDY’yi destekleyen çeşitli teknolojiler mevcuttur, bunlar şunları içerir:

Belge Yönetim Sistemleri (DMS): Belgelerin oluşturulmasını, saklanmasını ve alınmasını yöneten yazılımlar.
Kayıt Yönetim Sistemleri (RMS): Kayıtların oluşturulmasını, saklanmasını ve alınmasını yöneten yazılımlar.
Arşiv Yönetim Sistemleri (AMS): Tarihsel öneme sahip belgelerin yönetimini destekleyen yazılımlar.
Dijital Varlık Yönetim Sistemleri (DAMS): Dijital varlıkların yönetimini destekleyen yazılımlar.
Bilgi Yönetim Platformları (KMP): Bilgi yönetimi süreçlerini destekleyen entegre yazılım platformları.

Faydalı Kaynaklar