Bilgi ve Belge Yönetimi: Giriş
Giriş
Bilgi ve belge yönetimi (BDY), kuruluşların bilgi ve belgelerini etkili bir şekilde oluşturmalarına, yakalamalarına, saklamalarına, korumalarına, geri almalarına ve imha etmelerine yardımcı olan bir disiplindir. Bilgi ve belgelerin yaşam döngüsünün tüm aşamalarını kapsar ve kuruluşların bilgiyi bir varlık olarak yönetmelerine olanak tanır.
Bilgi ve Belge Yönetiminin Önemi
BDY, kuruluşlar için çok önemlidir çünkü:
- Verimliliği artırır: Bilgi ve belgelerin etkili bir şekilde yönetilmesi, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere daha hızlı ve kolay erişmelerini sağlar.
- Maliyetleri azaltır: BDY, gereksiz belgelerin çoğaltılmasını ve depolanmasını ortadan kaldırarak maliyetleri azaltabilir.
- Riskleri azaltır: Bilgi ve belgelerin uygun şekilde yönetilmesi, veri ihlallerini ve diğer riskleri azaltmaya yardımcı olabilir.
- Uyumluluğu sağlar: BDY, kuruluşların yasal ve düzenleyici gereksinimlere uymasını sağlayabilir.
- Rekabet avantajı sağlar: Bilgi ve belgelerin etkili bir şekilde yönetilmesi, kuruluşların daha iyi kararlar almasına ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olabilir.
Bilgi ve Belge Yönetimi Süreci
BDY süreci tipik olarak aşağıdaki adımları içerir:
- Oluşturma: Bilgi ve belgelerin oluşturulması.
- Yakalama: Bilgi ve belgelerin dijital veya fiziksel olarak yakalanması.
- Saklama: Bilgi ve belgelerin güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklanması.
- Koruma: Bilgi ve belgelerin yetkisiz erişimden, değişikliklerden ve imhadan korunması.
- Geri alma: Bilgi ve belgelerin ihtiyaç duyulduğunda geri alınması.
- İmha: Bilgi ve belgelerin artık ihtiyaç duyulmadığında güvenli bir şekilde imha edilmesi.
Bilgi ve Belge Yönetimi Teknolojileri
BDY’yi desteklemek için çeşitli teknolojiler mevcuttur, bunlar şunları içerir:
- Belge yönetim sistemleri (DMS): Belgelerin dijital olarak depolanmasını, yönetilmesini ve geri alınmasını sağlayan yazılım.
- İçerik yönetim sistemleri (CMS): Web siteleri ve diğer dijital içeriklerin oluşturulmasını, yönetilmesini ve dağıtılmasını sağlayan yazılım.
- Bilgi yönetim sistemleri (KMS): Bilgiyi yapılandırılmış ve yapılandırılmamış biçimlerde yakalayan, yöneten ve paylaşan yazılım.
- Elektronik belge yönetimi (EDM): Belgelerin elektronik olarak oluşturulmasını, depolanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılım.
Faydalı Siteler ve Dosyalar
- Uluslararası Bilgi ve Belge Yönetimi Derneği (AIIM)
- Bilgi ve Belge Yönetimi Derneği (ARMA International)
- Bilgi ve Belge Yönetimi Enstitüsü (IIM)
- Bilgi ve Belge Yönetimi için Ulusal Standartlar ve Teknolojiler Enstitüsü (NIST)
- Bilgi ve Belge Yönetimi için Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO)
Sonuç
Bilgi ve belge yönetimi, kuruluşların bilgiyi bir varlık olarak yönetmelerine ve çok sayıda fayda elde etmelerine yardımcı olan kritik bir disiplindir. BDY sürecini desteklemek için çeşitli teknolojiler mevcuttur ve kuruluşlar, ihtiyaçlarına en uygun çözümü seçmelidir. Bilgi ve belge yönetiminin önemini anlamak ve etkili bir BDY programı uygulamak, kuruluşların rekabet avantajı elde etmelerine ve başarıya ulaşmalarına yardımcı olabilir.