Bilgi Ve Belge Yönetimi Nedir Ne Ş Yapar

Bilgi ve Belge Yönetimi: Tanımı, İşlevleri ve Önemi

Tanım

Bilgi ve belge yönetimi (BDY), bir kuruluşun bilgi varlıklarını ve belgelerini etkili bir şekilde oluşturma, yakalama, saklama, koruma, geri alma ve imha etme sürecidir. Bilgi varlıkları, yapılandırılmış veya yapılandırılmamış herhangi bir bilgi biçimini içerirken, belgeler genellikle yapılandırılmış bilgi biçimlerini ifade eder.

İşlevler

BDY, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli işlevleri yerine getirir:

Bilgi Oluşturma ve Yakalama: Bilgiyi çeşitli kaynaklardan yakalamak ve yapılandırmak.
Saklama ve Koruma: Bilgi varlıklarını güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklamak ve korumak.
Geri Alma: Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda hızlı ve verimli bir şekilde erişmek.
İmha: Artık gerekli olmayan veya yasal olarak saklanması gerekmeyen bilgileri güvenli bir şekilde imha etmek.
Yönetişim: Bilgi varlıklarının yönetimi için politikalar ve prosedürler oluşturmak ve uygulamak.

Önemi

BDY, modern işletmeler için çok önemlidir çünkü:

Verimliliği Artırır: Bilgiye hızlı ve kolay erişim, çalışanların verimliliğini artırır.
Maliyetleri Azaltır: Verimli BDY uygulamaları, bilgi arama ve yönetimi için harcanan zaman ve kaynakları azaltır.
Riskleri Azaltır: Bilgi varlıklarının uygun şekilde yönetilmesi, veri ihlalleri ve diğer riskleri azaltır.
Rekabet Avantajı Sağlar: Bilgiye dayalı kararlar almak, işletmelere rekabet avantajı sağlayabilir.
Yasal Uyum Sağlar: BDY, gizlilik ve veri koruma yasalarına uyumu sağlar.

BDY Uygulamaları

BDY uygulamaları, kuruluşun ihtiyaçlarına ve kaynaklarına bağlı olarak değişir. Yaygın uygulamalar şunları içerir:

Belge Yönetim Sistemleri (DMS): Belgeleri dijital olarak saklamak, yönetmek ve paylaşmak için kullanılan yazılım.
Bilgi Yönetim Sistemleri (IMS): Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi varlıklarını yönetmek için kullanılan yazılım.
İçerik Yönetim Sistemleri (CMS): Web siteleri ve diğer dijital içerikleri yönetmek için kullanılan yazılım.
Arşivleme Sistemleri: Artık aktif olarak kullanılmayan ancak yasal veya tarihi nedenlerle saklanması gereken bilgileri yönetmek için kullanılan sistemler.

Faydalı Siteler ve Dosyalar