Döküman Kontrolü Prosedürü: Çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Süreçleri
Giriş
Döküman kontrolü, bir kuruluşun çevre ve İSG süreçlerini yönetmek için hayati önem taşır. Uygun bir döküman kontrol sistemi, düzenleyici uyumluluğu sağlamaya, riskleri azaltmaya ve operasyonel verimliliği artırmaya yardımcı olur. Bu makale, çevre ve İSG süreçleri için etkili bir döküman kontrol prosedürü oluşturmak için kapsamlı bir kılavuz sağlayacaktır.
Döküman Kontrolünün Önemi
- Düzenleyici Uyumluluk: Çevre ve İSG düzenlemeleri, kuruluşların belirli dökümanları tutmasını ve bunlara erişebilmesini gerektirir. Uygun bir döküman kontrol sistemi, bu gerekliliklere uyulmasını sağlar.
- Risk Azaltma: Dökümanlar, tehlikeleri belirleyen, kontrolleri tanımlayan ve acil durum prosedürlerini özetleyen değerli bilgiler içerir. Bu bilgilere kolayca erişilebilmesi, riskleri azaltmaya ve kazaları önlemeye yardımcı olur.
- Operasyonel Verimlilik: İyi organize edilmiş bir döküman kontrol sistemi, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı ve verimli bir şekilde erişmelerini sağlar. Bu, operasyonel verimliliği artırır ve iş kesintilerini azaltır.
Döküman Kontrol Prosedürü Oluşturma Adımları
1. Kapsam Belirleme
- Çevre ve İSG süreçlerini gözden geçirin ve kontrol edilmesi gereken dökümanları belirleyin.
- Bu dökümanlar, politikalar, prosedürler, çalışma talimatları, kayıtlar ve raporları içerebilir.
2. Sorumlulukların Atanması
- Döküman kontrolünden sorumlu kişileri atayın.
- Bu kişiler, dökümanların oluşturulması, gözden geçirilmesi, onaylanması ve dağıtılmasından sorumlu olmalıdır.
3. Döküman Oluşturma ve Gözden Geçirme
- Dökümanları net, öz ve güncel tutun.
- Dökümanları ilgili paydaşlarla gözden geçirin ve onaylayın.
4. Döküman Dağıtımı
- Dökümanları ilgili çalışanlara, yüklenicilere ve diğer paydaşlara dağıtın.
- Dökümanların kolayca erişilebilir olduğundan emin olun.
5. Döküman Kontrolü
- Dökümanların güncelliğini ve doğruluğunu düzenli olarak kontrol edin.
- Gerekli değişiklikleri yapın ve dökümanları ilgili paydaşlarla paylaşın.
6. Kayıt Tutma
- Dökümanların oluşturulması, gözden geçirilmesi ve dağıtılmasıyla ilgili kayıtları tutun.
- Bu kayıtlar, düzenleyici denetimler ve iç incelemeler için kanıt sağlar.
7. İyileştirme
- Döküman kontrol prosedürünü düzenli olarak gözden geçirin ve iyileştirme alanlarını belirleyin.
- Çalışanlardan ve paydaşlardan geri bildirim alın ve prosedürü buna göre ayarlayın.
Faydalı Kaynaklar
- ISO 9001:2015 Döküman Kontrolü
- OSHA Döküman Kontrolü Kılavuzu
- EPA Çevresel Yönetim Sistemleri Kılavuzu
Sonuç
Etkili bir döküman kontrol prosedürü, çevre ve İSG süreçlerini yönetmek için çok önemlidir. Bu prosedür, düzenleyici uyumluluğu sağlamaya, riskleri azaltmaya ve operasyonel verimliliği artırmaya yardımcı olur. Bu makalede özetlenen adımları izleyerek, kuruluşlar çevre ve İSG süreçleri için sağlam bir döküman kontrol sistemi oluşturabilirler.